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# Importation de données – Directives et considérations

Lors de l’importation d’exigences, de tests ou d’éléments de preuve depuis Excel, tenez compte des directives et considérations suivantes :

1. **ID d’exigence / ID de test / ID d’élément de preuve**

Pour préserver le système d’identification actuel, les utilisateurs ne peuvent pas créer leurs propres ID d’exigences, de tests ou d’éléments de preuve. Après importation, le système attribue automatiquement à ces éléments un ID unique et incrémentiel.

***

2. **Nom de l’exigence / Nom du test / Nom de l’élément de preuve**

Soyez attentif lors de la saisie des noms. Pour éviter les doublons indésirables, le nom d’un élément doit être unique dans l’application correspondante. Pour mettre à jour un élément, les noms existants doivent aussi correspondre exactement.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/AgpNu7XmgN3Z9B8kIShD/blobs/pQcDWt4afGKxEyxP0akW/MI-V11-Import-3.gif" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Si un élément n’existe pas sous le nom enregistré, il est créé et ajouté au module approprié.

* Par exemple, si une exigence est importée avec un nom ne correspondant à aucune autre exigence dans l’application, elle est considérée comme une nouvelle exigence à ajouter.

Si un élément existe sous le nom enregistré, ses informations sont mises à jour.

* Tous les champs, à l’exception du champ du nom, sont mis à jour pour refléter précisément les données les plus récentes.

{% hint style="info" %}
Si aucun nom n’est saisi pour une exigence ou un test, les 50 premiers caractères de sa description sont utilisés comme nom. Si aucun nom n’est saisi pour une demande d’élément de preuve, les 50 premiers caractères de la procédure associée sont utilisés. Pour éviter les doublons, ces 50 premiers caractères doivent être uniques pour ces éléments dans le système.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Si l’exigence, le test ou l’élément de preuve a été créé avec les 50 premiers caractères de sa description ou procédure comme nom, puis que le même fichier est de nouveau importé sans nouveau nom, ce même nom de 50 caractères est conservé.
{% endhint %}

***

3. **Fréquence et méthodes de test**

Les mêmes règles de dénomination s’appliquent aux colonnes **Fréquence** et **Méthodes de test**.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/AgpNu7XmgN3Z9B8kIShD/blobs/6hXkKvpoBBPbAfFQ3sVi/MI-V11-Import-4.png" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

* Si le nom d’une fréquence n’existe pas encore, il est créé et ajouté au formulaire [**Fréquence**](/interfacing-help-files/interfacing-help-files-fr/administration-and-configuration/configuring-application-settings/general-application-settings/frequency.md). De même, si le nom d’une méthode de test n’existe pas encore, il est créé et ajouté au formulaire [**Méthode de test**](/interfacing-help-files/interfacing-help-files-fr/administration-and-configuration/configuring-application-settings/audit-management-application-settings/test-method.md).

{% hint style="info" %}
Lors de la mise à jour des méthodes de test d’une demande d’élément de preuve, incluez les sélections précédentes en plus des nouvelles. Si le fichier Excel ne contient que les nouvelles sélections, les méthodes existantes sont supprimées et remplacées par celles du fichier. La liste mise à jour doit inclure toutes les méthodes de test souhaitées pour cette demande.
{% endhint %}

* Si le nom de la fréquence ou de la méthode de test existe déjà, l’entrée existante est sélectionnée pour l’élément de preuve importé.

{% hint style="info" %}
Si vous créez une fréquence par cette méthode, accédez ensuite au formulaire [**Fréquence**](/interfacing-help-files/interfacing-help-files-fr/administration-and-configuration/configuring-application-settings/general-application-settings/frequency.md) et saisissez le nombre de jours pour l’entrée ajoutée.
{% endhint %}

***

4. **Module Exigences**

Toutes les nouvelles exigences créées sont répertoriées comme définies par le QMS.

<p align="center"><kbd><strong>IMAGE</strong></kbd></p>

***

5. **Description de l’exigence / Description du test / Prérequis et procédure de l’élément de preuve**

Dans ces colonnes, la mise en forme du texte, comme l’emphase typographique, ne s’applique pas. Toutes les lignes sont importées en texte brut.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/AgpNu7XmgN3Z9B8kIShD/blobs/gkzUAf3fRVNXuMSgGT8o/MI-V11-Import-5.gif" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

***

6. **Liens et affectations**

Pour associer des exigences et des tests, vous devrez peut-être dupliquer des lignes.

* Par exemple, pour affecter plusieurs tests à une même exigence, dupliquez l’exigence pour chaque test.
* De même, pour affecter plusieurs exigences à un même test, dupliquez le test pour chaque exigence.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/AgpNu7XmgN3Z9B8kIShD/blobs/v7nYSS7rw4jmsxHY78qz/MI-V11-Import-8.gif" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Pour affecter des éléments de preuve, il n’est pas toujours nécessaire de dupliquer toutes les lignes. Si une demande d’élément de preuve est affectée une fois à un test dans le tableau, elle est enregistrée pour tous les tests du même nom lors de l’importation.

***

7. **Sélection multiple**

La sélection multiple est prise en charge uniquement pour les méthodes de test.

<figure><img src="https://content.gitbook.com/content/AgpNu7XmgN3Z9B8kIShD/blobs/CQe7hPi80y7FzlffIlJU/MI-V11-Import-6.gif" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

8. **Champs vides ou nuls**

Ces modèles servent uniquement de guide. Le système ignore les lignes vides ou nulles qu’ils contiennent. L’importation d’un fichier Excel avec des champs vides n’est ni bloquée ni signalée.

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